Организация рабочего места кадровика: мебель, шкафы, сейф, общие требования

Содержание

Кабинет отдела кадров требования

Организация рабочего места кадровика: мебель, шкафы, сейф, общие требования

И, что особенно важно — определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

Передаваемые из отдела кадров руководителям отчетные и справочные сведения обязательно документируются в виде сводок, списков, справок и т.п.

Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно, за исключением случаев, когда запрашивается единичная информация, например: дата рождения сотрудника, какой вуз закончил и т.п.

На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф “Конфиденциально” или “Для служебного пользования”. В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы после использования подлинники этих документов возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.

Имеются ли особые требования к кабинету отдела кадров?

В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные: журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников (находится у работника, ведущего табельный учет, — табельщика), штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения), дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения (находится у табельщика). Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа.

Sos! требования к помещению отдела кадров!!

Это позволит построить работу отдела в соответствии с указанными выше основополагающими принципами и обеспечить сохранность и конфиденциальность персональных данных.

В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных.

Важно, что в этом распоряжении фиксируется изменение степени осведомленности работников в знании ими персональных данных и сферы личной ответственности за сохранность и конфиденциальность документации.

Защита персональных данных в работе отдела кадров

Так как за утрату документов, а также за уничтожение бумаг ранее положенного срока действующим законодательством предусмотрена административная ответственность.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

Следовательно, в идеале кабинет кадровой службы должен иметь хотя бы три смежных помещения: комната для работников отдела, кабинет руководителя и помещение, где размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотеки.

При этом, вход в отдел кадров должен быть один. Рекомендации к устройству помещений для хранения документов приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г.

Есть ли требования к оборудованию кабинета кадровика?

Дела выдаются под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов. Просмотр дела производится в присутствии руководителя.

Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается.
Важно Другие руководители предприятия могут знакомиться с личными делами подчиненных им сотрудников.

Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела.

Сотрудник предприятия имеет право знакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Как организовать отдел кадров

Пользователями персональных данных могут быть органы государственной власти и местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, юридические и физические лица, обращающиеся к держателю данных за получением необходимых им персональных данных и пользования ими без права передачи.

Персональные данные всегда относятся к категории конфиденциальной информации.

Не допускается сбор, передача, уничтожение, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения.

Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.

Голосование:

Их следует помещать в папки, на которых указывается вид производимых с ними действий, например: для подшивки в личные дела, для отправки и т.п.

, или фамилии граждан, к работе с которыми относятся данные документы. Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшиваются в соответствующее дело.


На рабочем столе не должно оставаться ни одной бумажки.

Попробуйте обосновать необходимость отдельного кабинета, тем, что в Законе о ПД говорится: «Работодатель, получивший доступ к персональным данным, должен обеспечить их сохранность и предотвратить несанкционированный доступ к информации.

» А как вы это сделаете, если в кабинете постоянно находятся посторонние? Все трудовые должны быть в сейфе, ЛД нельзя оставлять на столе, что ж вам постоянно все под ключ запирать, когда вы в туалет уходите?! Это же жутко неудобно! Согласна с Марусей!А также и при работе с документами сотрудника своей широкой грудью закрывать документы, потому что в кабинете будет еще 18 ЧЕЛОВЕК, и на собственном опыте знаю всем всегда интересно что там и как у пусть даже пока еще и не знакомого им человека. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Требования к кабинету отдела кадров

За утрату документов, а также за уничтожение бумаг ранее положенного срока действующим законодательством предусмотрена административная ответственность.

Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностному лицу придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП). Если же налоговые инспекторы потребуют документы, а организация не сможет их представить, то штраф возрастет до 15 000 руб. (ст.

120 НК РФ). Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, служат источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

Внимание Подобное разграничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц может быть злоумышленник, который будет прослушивать переговоры сотрудников предприятия, знакомиться с их привычками, чертами характера, что в последующем может стать основой для формирования им канала несанкционированного доступа к ценной информации. Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении отдела не было лиц, ожидающих приема. Не должны организовываться так называемые “живые очереди”.
Ожидающие приема лица всегда подсознательно или умышленно прослушивают переговоры работника отдела и посетителя. Злоумышленник может эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры. В часы приема посетителей работники отдела не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону.

Кабинет отдела кадров требования фото

Следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников хранятся только в сейфе начальника отела кадров.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работниками отдела. Помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т.к.

посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров и физической безопасности работников отдела.

Кабинет кадровика требования

Есения (гость) #4[23034] 13 февраля 2009, 13:54 Спасибо! Выходим на тропу войны Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… VadCov [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва #5[23048] 13 февраля 2009, 14:26 У нас отдел кадров сидит в одном кабинете с отделом по подбору персонала и с отделом по обучению персоналом. Вроде все свои, но все равно всем все интересно. Бывают разговоры, которые должен знать только кадровик. Но вы не поверите, вчера Генеральный завел со мной разговор об отдельном кабинете. Женя, а вам совет отстаивать свое мнение, до конца все у вас поличится!!!!! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Источник: https://pbcns.ru/kabinet-otdela-kadrov-trebovaniya/

Мебель для персонала – общие требования к материалам и дизайну (127 фото-идей)

Организация рабочего места кадровика: мебель, шкафы, сейф, общие требования

Офис – место, куда миллионы людей приходят рано утром и уходят поздно вечером. Кто-то просто «перекладывает бумажки», кто-то с трудом выкраивает минутку для небольшого перерыва. Но и те, и другие вынуждены проводить треть суток в обстановке, предложенной работодателем.

От степени комфорта сотрудника зависит и его производительность: сидя на неудобном стуле за неподходящим столом, он быстрее устанет, у него испортится настроение и снизится внимательность.

Вместо того, чтобы думать об обязанностях, все его мысли будут устремлены домой, где на мягком диване он сможет наконец-то расслабиться.

Обратите внимание! на сайте наших партнеров “Проспект мебель”, можно выбрать и заказать лучшую мебель для персонала по доступным ценам.

Маловероятно, что руководителя обрадует такое отношение к работе. В его интересах создать максимально удобную для плодотворного труда обстановку. Как же выбрать мебель для персонала в офисе? В этой статье постараемся дать ответ на этот вопрос.

Требования к офисной мебели

Выбирая комплект мебели в офис, руководитель должен позаботиться не только о ее удобстве, но и о внешнем виде. Офис – визитная карточка компании, поэтому обстановка в нем должна быть выдержана в едином стиле и представлять ее с лучшей стороны. Она должна настраивать на рабочий лад и не позволять работникам слишком расслабляться.

Мебель должна быть максимально надежной и эргономичной. Грамотное расположение элементов в кабинете повысит скорость работы. Она должна быть функциональной, не мешать передвижению и не замедлять рабочий процесс. Выбранные столы и стулья должны снижать риски появления профессиональных заболеваний у тех, кто проводит за ними много времени.

Руководитель, заинтересованный в лояльности подчиненных, воспользуется услугами лучших производителей офисной мебели.

Обстановка персональных рабочих мест должна соответствовать профессиональным обязанностям сотрудника. Нужно заранее выяснить, для выполнения каких задач нужен большой стол, подходящий для хранения массивов бумаг, а какому рабочему месту хватит одного компьютера.

Удобно, если мебель мобильна и ее легко перемещать. Для офиса оптимальным решением будет приобретение стульев на колесиках. Такой подход может пригодиться и при выборе столов. Не каждый офис может похвастаться большой площадью, поэтому имеет смысл обратить внимание на более компактные модели.

Не следует забывать о комфорте посетителей. У него должно остаться хорошее впечатление о посещении вашего офиса, и внешний вид обстановки сделает свой вклад. Позаботьтесь, чтобы стул для посетителей был мягким и удобным.

Материалы и дизайн

Материал должен быть долговечным, безвредным, экологически чистым. Самым популярным материалом по-прежнему остаются ДСП и МДФ, материалы, из которых производится большая часть мебели. Первый вариант дешевле, второй – надежнее. В целом эти материалы используются в производстве мебели эконом-класса.

Использование технологии ламинирования позволяет имитировать различные материалы, например, массив дерева, или просто окрасить мебель в яркий и модный цвет. Защитить ее от внешнего воздействия и обеспечить презентабельный внешний вид помогает облицовка меламином.

Что касается выбора дизайна и цвета, то они обычно выбираются исходя из корпоративного стиля. Это может быть ультрасовременный дизайн, строгая классика или безликий набор мебели – все зависит от финансовых возможностей и вкуса руководителя.

Не стоит выбирать чересчур броскую цветовую гамму – зашедшему на пять минут клиенту она может показаться интересной, но проводить в таком помещении целый день будет проблематично. Лучше остановиться на более нейтральном дизайне. Посмотрите фото офисов и мебели для персонала в интернете, выберите показавшиеся наиболее привлекательными варианты.

Выбор мебели

Разобравшись, какими качествами должна обладать офисная мебель для персонала, можно переходить к ее подбору.

К небольшому помещению лучше выбрать прямой рабочий стол подходящего размера. Криволинейные столы занимают больше места, но эргономичны и очень удобны. Угловой стол дополнительно расширит рабочее пространство.

К столу можно подобрать дополнительные элементы, например, брифинг-приставки, навесные полки.

Дополнительные ящики сэкономят пространство и позволят не захламлять стол, а специальная ниша под системный блок защитит его от пыли.

Для оргтехники лучше выделить отдельный стол. Если работа не связана с постоянной распечаткой документов, то его перенос на отдельный стол сэкономит пространство на рабочем месте.

Обстановка помещения для совещаний и переговоров очень важна, ведь именно там принимаются судьбоносные для компании решения. В зависимости от ситуации приобретаются прямые, круглые или овальные столы. Стоит также предусмотреть небольшой журнальный столик, на который можно положить буклеты компании.

Наличие стойки ресепшн добавит компании солидности и презентабельности. Посетителю будет приятно ожидать приема в хорошо обустроенной клиентской зоне.

Стул должен иметь механизмы регулировки высоты сиденья, положения спинки и подлокотников. Как правило, офисные стулья имеют колесики и возможность вращения вокруг своей оси.

Неправильно подобранный офисный стул может отрицательно сказаться на производительности сотрудника.

Например, слишком высокий стул без возможности настройки высоты заставит его сидеть скрючившись, а слишком низкий – постоянно держать руки на весу. Со временем это приведет к появлению болей в спине и руках.

Для хранения бумаг используются шкафы, тумбы или стеллажи. Для сохранения документов в безопасности можно приобрести модели, закрывающиеся на ключ. В зависимости от количества бумаг и размеров помещения нужны модели разной высоты и ширины. Приставные тумбы идеально подойдут для хранения личных вещей и бытовых мелочей.

Организация пространства

Нередко об обустройстве офиса задумываются уже после того, как помещение арендовано. Такой подход нельзя назвать правильным. Выбранное помещение может вообще быть непригодно для перепланировки и организации рабочего пространства.

Даже если изначальная цена была невысокой, на последующий ремонт может потребоваться еще больше времени и денег. Лучше всего заранее оценить перспективы помещения, для чего можно воспользоваться услугами специалиста.

Помещение должно иметь хорошую вентиляцию и освещение. Желательно, чтобы оно не было слишком нагружено мебелью: тогда работа превратится в лавирование между шкафами и столом. Кроме того, излишняя теснота создает психологический дискомфорт.

Важно провести правильное зонирование помещения. Например, поставить столы с оргтехникой так, чтобы она не мешала передвижению и все работники офиса смогли одинаково быстро ей воспользоваться. Неправильное разделение офиса на зоны затруднит и замедлит работу всех его сотрудников. Для зонирования можно использовать перегородки, шкафы и стеллажи.

Советы по уходу

Даже лучшая мебель для персонала не прослужит долго, если ей неправильно пользоваться и не ухаживать надлежащим образом. В первую очередь, не стоит заниматься самостоятельной сборкой, если вы не специалист. Ошибка в лучшем случае приведет к снижению функциональности, а может и безвозвратно испортить вещь.

Не используйте мебель не по назначению. Если это стол, не нужно забираться на него с ногами – для этого есть стремянка. Не кладите в ящики стола и на верхние полки стеллажей слишком тяжелые вещи и технику. Если этого никак не избежать, постарайтесь распределить вес равномерно. Петли и замки во избежание скрипа периодически нужно смазывать.

В уходе за лакированной мебелью используйте специальное средство, тогда как ламинированную достаточно оберегать от появления царапин. В зависимости от материала обивки кресел меняется способ ухода за ними.

Не стоит очищать кожаную мебель с использованием мыла или стирального порошка, для этого пригодится специальный крем. Вообще, главное в уходе за мягкой мебелью – регулярно пылесосить и протирать влажной тряпочкой.

Следование этим нехитрым советам поможет существенно продлить срок службы мебели.

Фото мебели для персонала

Источник: https://mebelindesign.ru/mebel-dlya-personala/

Какие существуют шкафы для документов в офис, обзор моделей

Организация рабочего места кадровика: мебель, шкафы, сейф, общие требования

Среди многообразия мебели выделяется шкаф для документов офисный, который является неотъемлемой частью любой компании. Это удобные, компактные изделия, помогающие хранить важные документы в порядке, защищая их от посторонних лиц. На сегодняшний момент производители предлагают множество моделей офисных изделий, соответствующих всем необходимым требованиям.

Основное предназначение

Шкаф для хранения документов используется для важных технических, юридических, бухгалтерских документов:

  • ведомости;
  • договора;
  • трудовые соглашения;
  • каталоги;
  • прайсы;
  • образцы;
  • прейскуранты;
  • отчеты;
  • сертификаты;
  • платежки;
  • карточки;
  • важные папки с бумагами, связанными с деятельностью организации.

Использоваться данная офисная мебель может не только на крупных предприятиях, но также в средних и небольших офисах, домашних кабинетах, библиотеках. Их устанавливают в раздевалках, фитнес центрах, СПА салонах, бассейнах. Таким образом обеспечивается надежное хранение личных вещей работников и клиентов.

Шкафы для документов выполняют защитные функции, обеспечивая сохранность бумаг, предотвращая их порчу от влаги, огня, пыли и других внешних негативных факторов. В этом случае они могут храниться долгие годы, имея при этом презентабельный внешний вид.

Каких видов бывают

Офисные шкафы могут отличаться друг от друга по следующим признакам:

  • параметры — низкие, высокие, средние, узкие, длинные;
  • материалы, использующиеся для их изготовления и оформления, — пластик, стекло, дерево, огнеупорный металл;
  • дизайн – могут быть прямые, угловые, встраиваемые. Также встречаются закрытого, полуоткрытого либо открытого типа, сделанные в виде стеллажа;
  • по способу открывания — раздвижной, шкаф купе для документов, распашной, откидной, с наличием разного количества дверей. Некоторые изготавливаются с замком, открывающимся с помощью кода или ключа;
  • наполнение — внутреннее пространство в шкафу может распределяться на усмотрение заказчика, состоять из полок открытого, закрытого типа, выдвижных ящиков, ячеек, предусматривать установку сейфа, специальные места для хранения коробок, папок с документами.

Неважно, будет ли это шкаф купе для документов или просто стеллаж, сделан он из огнестойкого материала или из древесных плит, их цветовая палитра может быть разной.

Все зависит от того, какие оттенки используются во время оформления внутреннего пространства помещения. Мебель может быть белого, коричневого, серого, черного или другого нейтрального/яркого цвета.

Главное, чтобы она гармонично сочеталась с интерьером. Поверхность предмета бывает глянцевой, матовой, может имитировать структуру дерева.

Встроенный

Гармошка

Угловой

Распашной

Раздвижной

Прямой

Выдвижной

Материалы изготовления

Изготавливается офисный шкаф для документов из материалов, получаемых в результате переработки, прессования, склеивания и пропитки деревянных отходов: стружек, опилок:

  • древесно-стружечная плита (ДСП);
  • ламинированная древесно-стружечная плита (ЛДСП);
  • древесно-волокнистые плиты (МДФ).

Такие материалы являются прочными, влагостойкими, долговечными, имеют доступную цену. По ходу изготовления могут комбинироваться со стеклом, пластиком, ДВП, которое применяют для задних стенок, днищ выдвижных ящиков.

Его лицевая сторона зачастую окрашена в белый цвет, но может быть любого другого оттенка, имитирующего древесную структуру.

Из них чаще всего делают стеллажи, который представляет собой полуоткрытый шкаф, где закрытую часть используют для установки сейфа, могут также делать ее стеклянной.

Офисный шкаф изготавливается из металла, то есть применяется листовая сталь до 2 мм. Это несгораемый, огнестойкий материал с низкой теплопроводностью. Такие конструкции способны сохранить ценные бумаги даже при экстремальных условиях.

Они долговечны, прочны, устойчивы к агрессивным, внешним факторам, удобны и практичны. Могут быть сварными, сборными, со стеклянными дверцами. Они покрываются высококачественными полимерными красками, поэтому изделие имеет яркую стойкую поверхность.

Она может белая, серая, черная или любого другого цвета.

Со стеклом

Металлический

Деревянный

Внутреннее наполнение

Внутреннее наполнение шкафов для офиса зависит от предназначения конструкции:

  • архивные — документы в такой мебели хранятся долгий срок, поэтому они должны быть надежно защищены. Их двери оборудуются надежными замками, сами они делаются из несгораемых материалов. Состоят из открытых либо закрытых полок, оснащаются сейфовыми отделениями. Могут использоваться в офисах, библиотеках, кабинетах;
  • бухгалтерские — такой шкаф может быть полуоткрытый либо закрытый, состоять из ячеек, полок с дверями, выдвижных ящиков. Помимо бухгалтерских бумаг, предназначен для хранения печатей, денежных купюр и других важных документов, поэтому в них встраивают огнестойкие сейфы. Высокие конструкции оборудуются закрытыми антресолями. Их закрывают откидные, распашные дверцы с замком или без него;
  • картотечные — состоят из ячеек разного размера, формы, расположенных вертикально или горизонтально. Бывают вращающиеся конструкции. Они могут быть деревянные либо металлические. Обычно, такой шкаф для документов низкий, это дает возможность быстро находить нужные карточки.

Чтобы сделать изделие более прочным, способным выдержать интенсивную нагрузку, его оборудуют качественной фурнитурой: петлями, ручками, раздвижными механизмами, замками. Более эстетичными и красивыми они становятся, когда их оборудуют стеклом, а именно делают из него фасады, использующиеся в качестве дверей для полок, ячеек.

Картотечный

Бухгалтерский

Архивные

Где лучше установить

От места расположения мебели во многом зависит эффективность и качество работы сотрудников. Если все стоит на своем месте и имеет правильное расположение, то процесс работы протекает быстрей, становится более продуктивным.

Шкаф для документов со стеклянными дверьми или любой другой конструкции должен стоять так, чтобы был постоянный доступ ко всем необходимым ячейкам, полкам, ящикам. Он может располагаться вдоль стены, использоваться как перегородка, разделяющая помещение на определенные зоны. В углах можно устанавливать угловые конструкции, что экономит свободное пространство.

Шкаф сейф для документов можно установить в углу, возле рабочего стола, за спиной сотрудника. Все будет зависеть от его габаритов и частоты использования конструкции.

Его расположение должно быть удобным, чтобы в любой момент можно было достать необходимые бумаги, деньги другие предметы, хранящиеся в нем.

Иногда, чтобы скрыть конструкцию от посторонних глаз, ее встраивают в другой шкаф, скрывая дверью.

Системы запирания и замки

Для офисной мебели могут использоваться разные системы запирания и замки. Что лучше монтировать, зависит от материала, на который они устанавливаются. Так как каждый из видов рассчитан на определенную ширину фасада и способ его открывания:

  • на деревянный распашной фасад монтируют замок с выдвижным, поворотным механизмов. Язычок механизма, который фиксирует дверцу, может быть двойным или иметь искривленную форму. Иногда монтируют кнопку защелку. При первом нажатии она закрывает фасад, а при повторном — открывает его;
  • на раздвижные фасады из ДСП. В этом случае для офисного изделия устанавливаются замки с кнопочным, поворотным механизмом;
  • на стеклянные раздвижные либо раздвижные фасады, монтируется замок врезной со съемной личинкой или накладной с выдвижной рекой.

Такие системы запирания могут монтироваться в полуоткрытый, закрытый стеллаж, так как они надежно фиксируют двери.

На несгораемые конструкции, сейфы, устанавливают более надежные системы запирания. Это могут быть кодовые, электронные, биометрические системы запирания с сенсорным экраном, навесные, ключевые замки сувальдного типа. Они долговечны, практичны, удобны при использовании, хорошо выполняют свое основное предназначение – сохранить ценные бумаги и предметы от кражи, ограничить к ним доступ.

Заполняя такими шкафами офисное пространство, домашний кабинет, производственные и другого типа помещения, вы делаете их комфортными, удобными для сотрудников и клиентами.

Благодаря им эргономично используется свободная площадь, важные бумаги сохраняют аккуратный внешний вид, белые листы не желтеют.

Все лежит на своем месте, что дает возможность быстро найти необходимый предмет, договор или другую нужную бумагу.

Фото

Источник: https://mblx.ru/dlya-raboty/346-shkaf-dlya-dokumentov-ofisnyj.html

Как должен быть оборудован отдел кадров правила

Организация рабочего места кадровика: мебель, шкафы, сейф, общие требования

Восстановить содержимое документа, уничтоженного таким способом, практически невозможно;

  • для секретной документации рекомендуется использовать шредеры с еще более мощным, четвертым уровнем секретности. В этом случае документ режется на фрагменты не больше 0,2 х 1,5 см, т. е. в мелкую стружку, пригодную разве что в качестве стройматериала;
  • и, наконец, для уничтожения совершенно секретных документов производятся шредеры, дающие на выходе фрагменты формата 0,08 х 1,3 см. Фактически документ превращается «в пыль» и не подлежит восстановлению даже в лабораторных условиях.

При выборе шредера нужно опираться только на действительно необходимый уровень секретности, так как от этого зависят цена и производительность машины. Не будем забывать, что оргтехника — не только незаменимый помощник в офисе, но и немаловажная деталь интерьера.

Даёшь отдельный кабинет для ок

Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п.

4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Совет: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.

С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера. При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 или 50 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т.
п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.).

Это облегчит их подшивку в разные дела. Такой вывод следует из статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.